Projekt

Projekt to sekwencja niepowtarzalnych, złożonych i powiązanych ze sobą zadań mających wspólny cel przeznaczonych do wykonania w określonym terminie, przy ustalonym budżecie, zgodnie z założonymi wymaganiami. Projekt jest zawsze realizowany zespołowo.

Każdy projekt zdefiniowany jest przez:

  • produkt końcowy (zakres);

  • czas realizacji (terminy);

  • koszty (budżet);

  • jakość;

  • zasoby ( kapitałowe, ludzkie, technologiczne, informacyjne).

Rożnica między projektem a procesem polega na tym, że proces – to powtarzalna aktywność, której rezultatem jest jasno zdefiniowany powtarzalny cel, a projekt – to jednorazowa aktywność, której cel jest jasno określony, lecz nietypowy.

Trójkąt zakresu projektu. Źródło: „Efektywne zarządzanie projektami", wyd III.

Cechy projektu:

  • Tymczasowość - projekt ma czas realizacji, czyli początek i koniec

  • Jednorazowość

  • Nietypowość - produkt rożni się pod istotnymi względami od podobnych produktów lub nie ma odpowiednika wśród dotychczasowych; nie wiąże się z powtarzalnością prac; wiąże się często z unikalnym kontekstem prac (biznesowym lub ludzkim); te same prace mogą dać rożne efekty

  • Ograniczoność – zasoby, czas, budżet, jakość

  • Zespołowość

Cele projektu to spodziewany efekt końcowy projektu, osiągnięty przy zakończeniu projektu z sukcesem (w oczekiwanym terminie, bez przekroczenia budżetu i z zachowaniem oczekiwanej jakości).

Cele projektu powinny spełniać zasadę SMART:

  • Specific (Okreslony) – cele sa jasno okreslone i znane metody dojscia do nich

  • Measurable (Mierzalny)

  • Achievable (Osiagalny) – możliwy do osiagniecia przy pomocy posiadanych zasobów

  • Relevant (Odpowiedni)

  • Time-Framed – osadzony w czasie

Struktura projektu

Komitet Sterujący:

  • nadzoruje projekt,
  • zapewnia środki na realizację projektu,
  • składa się z osób ze ścisłego kierownictwa,
  • decyduje o zasadniczych kierunkach projektu.

Zespół Projektowy:

  • odpowiedzialny za cały projekt,
  • na jego czele stoi kierownik projektu,
  • spotyka się regularnie na Spotkaniach Zespołu Projektowego

Fazy projektu

Faza rozpoczęcia/ inicjacji projektu

W ramach fazy inicjacji należy zdefiniować zakres prac do wykonania w projekcie oraz określić podział odpowiedzialności.

Aby określić zakres projektu należy:

  1. Zdefiniować problemy, które maja zostać rozwiązane oraz korzyści, jakie osiągniemy;

  2. Określić cel projektu

  3. Zdefiniować warunki osiągnięcia celu i kryteria oceny sukcesu projektu

  4. Wyspecyfikować czynniki (warunki, zagrożenia, przeszkody) mogące wpłynąć na sukces końcowy projektu

Zagadnienia na które trzeba odpowiedzieć w tej fazie (6xW):

  1. Why – dlaczego ? (przyczyna projektu, jakie ma rozwiązywać problemy)

  2. What – co ? (zakres projektu, co zamierzamy zrobić)

  3. Who – kto ? (dla kogo projekt, kto go będzie wykonywał)

  4. When – kiedy ? (kiedy projekt ma być realizowany)

  5. What for – po co ? (jakie będą korzyści, rezultaty projektu)

  6. How – jak ? (założenia projektu, ograniczenia, ryzyko, inne parametry)

Karta projektu

Karta projektu powinna zawierać:

  1. Cel główny projektu

  2. Zakres projektu

  3. Siec głównych działań (produkty cząstkowe, kamienie milowe)

Faza planowania

Podczas fazy planowania dokonujemy:

  1. Identyfikacji niezbędnych do realizacji projektu zadan (Struktura Podziału Prac)

  2. Ustalenie harmonogramu

  3. Planowania zasobów

  4. Planowania kosztów i przepływów finansowych

  5. Analizy ryzyka

Faza realizacji

Do najważniejszych zadań należących do Kierownika Projektu należy:

  1. Monitoring i kontrola realizacji projektu

  2. Dokonywanie zmian w projekcie

  3. Rozwiązywanie konfliktów

  4. Budwoanie pozytywnego PR wokół projektu

Faza zakończenia

Do najważniejszych zadań należących do Kierownika Projektu należy:

  1. Sporządzenie raportu końcowego z realizacji projektu

  2. Związanie zasobów