ORGANIZACJA PROJEKTU

Co to jest organizacja projektu [NCB]?

To grupa osób i powiązanej infrastruktury wraz z ustalonymi uprawnieniami, powiązaniami i odpowiedzialnościami zgodnymi z procesami biznesowymi lub funkcyjnymi.

Ten element kompetencji obejmuje zaprojektowanie i aktualizowanie odpowiednich ról, struktur organizacyjnych, odpowiedzialności oraz zaplecza dla projektu.

Struktury organizacyjne projektów i programów mają charakter unikatowy i tymczasowy oraz są dostosowywane do etapów (faz) cyklu życia projektu lub warunków związanych z cyklem programu. Struktury organizacyjne portfeli przypominają stałe struktury organizacji i często stanowią ich część. Organizacje powinny jednak przede wszystkich kierować swoje zainteresowanie ku projektom. Organizacja projektu oraz zasoby potrzebne do realizacji przedsięwzięcia powinny odzwierciedlać jego cele. Jeśli cele te wymagają ukończenia projektu w krótkim okresie, a koszty nie są tak istotnym czynnikiem, wówczas projekt może wymagać wysokiej intensywności zaangażowanych zasobów oraz rozbudowanej organizacji. W sytuacjach, w których przedsięwzięcie jest rozciągnięte w czasie, a jego budżet jest ograniczony, można przypisać do niego skromniejsze zasoby i zmniejszyć jego organizacje. Procesy i modele decyzyjne zarządzane i stosowane w ramach organizacji powinno się dobrze zaprojektować, prawidłowo wdrożyć, stale optymalizować i opierać na doświadczeniu.

Organizacje projektu cechują zwykle krótszy okres istnienia oraz szybsze zmiany niż w stałych strukturach organizacji.

Czy projekt struktury organizacyjnej przedsięwzięcia powinien uwzględniać wpływy czynników kulturowych i środowiskowych?

Tak

Na ogół zmienia się wraz z ewolucja samego przedsięwzięcia w trakcie jego trwania. Jeśli zachodzi taka potrzeba, koryguje się go tak, by pasował do różnych typów i warunków kontraktu.

W niektórych sytuacjach może okazać się możliwa, a nawet wskazana zmiana lokalizacji struktury

organizacyjnej projektu tak, by zaangażowane w nią osoby pracowały w bezpośrednim sąsiedztwie. Ułatwia to wspólna prace i komunikacje. W innych wypadkach pewne jednostki

struktury organizacyjnej projektu może dzielić spora odległość – czasem znajdują się one nawet

na różnych kontynentach – co stanowi spore wyzwanie dla zarządzania takimi projektami.

Funkcjonowanie organizacji projektu zależy od zaangażowanych w niej zasobów ludzkich.

Wymień podstawowe zalety i wady organizacji projektowej

  • Zalety: pracownicy podporządkowani wyłącznie KP, szybkie podejmowanie decyzji, zaangażowanie zespołu tylko w prace na rzecz projektu
  • Wady: niepełne wykorzystanie zasobów, problem z zaangażowaniem i motywacją członków zespołu projektowego pod koniec realizacji projektu

Czy kierownik portfela musi posiadać kompetencje w zarządzaniu projektami [NCB]?

Kierownik portfela powinien posiadać wysokie kompetencje w zarządzaniu projektami.

Kierownik portfela to funkcja w stałych strukturach organizacji.

Konkretne projekty lub programy w ramach portfela będą istniały w ograniczonych ramach czasowych, natomiast portfel jako całość będzie istniał nadal po ich zakończeniu. Funkcje kierownika portfela pełni zwykle osoba posiadająca certyfikat na poziomie A IPMA®, łącząc wiedzę i doświadczenie w projektach z dopasowywaniem portfela do strategii organizacji.

Jakie są funkcje biura zarządzania projektami [NCB]?

  • zapewnianie wsparcia,

  • określanie standardów i zasad dla kierowników różnych przedsięwzięć lub programów,

  • zbieranie danych o zarządzaniu różnymi projektami,

  • konsolidacja danych oraz przekazywaniu ich do zarządu programu lub organizacji,

  • weryfikacja zgodności inicjowanych przedsięwzięć ze strategią i wizją organizacji,

  • doradzanie w wyborze przedsięwzięć poprzez zarządzanie ich uzasadnieniami biznesowymi.

Biuro zarządzania projektami (lub biuro zarządzania programami, lub biuro zarządzania

portfelami) to część stałych struktur organizacji.

Co to jest biuro wsparcia projektu lub programu [NCB]?

Biuro projektu lub programu stanowi często część struktury organizacyjnej dużego przedsięwzięcia

wspierająca zespół kierujący takim projektem lub programem.

Co to jest zarządzanie przez projekty [NCB]?

Zarządzanie przez projekty obejmuje zarządzanie portfelami, zarządzanie wieloma projektami

jednocześnie i zarządzanie programami oraz działania biur projektu.

Co to jest planu zarządzania projektem [NCB]?

Zarządzanie projektem obejmuje nadzorowanie działań potrzebnych do opracowania szczegółowego planu zarządzania projektem.

Stosuje się różne pojęcia na określenie „planu zarządzania projektem”. Zarządzanie projektem

prowadzi do scalenia wszystkich planów cząstkowych takich jak plan jakości, plan zarządzania

relacjami z interesariuszami, plan komunikacji w projekcie, plan zamówień, plan kontraktów oraz plan produktów cząstkowych.

Kto zatwierdza plan zarządzania projektem [NCB]?

Plany zarządzania projektem wymagają akceptacji i zatwierdzenia przez zaangażowane osoby.

Powinno się je również komunikować odpowiednim interesariuszom, mając przy tym na uwadze właściwy dla poszczególnych stron poziom szczegółowości.

Jaka jest struktura portfeli [NCB]?

Portfele (a często również subportfele) składają się z przedsięwzięć i programów cechujących

się różnym typem, kosztami, zagrożeniami i szansami, korzyściami, terminami, wielkością,

istotnością strategiczna, nowatorskością, istotnością terytorialna itd.

Kierownik portfela posiada zdolność różnorakiej analizy i przedstawiania informacji o portfelu dla potrzeb dokonywania oceny i podejmowania decyzji przez kierownictwo najwyższego szczebla. Portfel stanowi stały element działalności organizacji.

Kiedy projekty i programy pojawiają się w portfelu i kiedy go opuszczają [NCB]?

przy czym poszczególne projekty i programy pojawiają się w portfelu w chwili wyrażenia zgody na ich realizacje, a opuszczają portfel w chwili ich zakończenia lub przerwania.

Z czego składają się programy [NCB]?

Programy składają się z powiązanych ze sobą projektów oraz związanych z nimi działań.

Jakie cechy różnią portfel od projektu [NCB]?

Programy posiadają one pewne atrybuty portfeli, jednak w wypadku programów mamy do czynienia z mniejsza skala.

W przeciwieństwie do portfeli, programy mają również określone ramy czasowe, a w ramach ich realizacji dąży się do uzyskania określonych korzyści.