ZARZĄDZANIE RYZYKIEM

W jakiej fazie projektu odbywa się zarządzanie ryzykiem [NCB]?

Zarządzanie ryzykiem (zagrożeniami i szansami) to ciągły proces odbywający się na wszystkich etapach (we wszystkich fazach) cyklu życia projektu.

Dlaczego zagrożenia i szanse umieszcza się w raporcie końcowym [NCB]?

Wiedza na temat zarządzania zagrożeniami i szansami nabyta w czasie projektu stanowi w chwili jego zamknięcia ważny wkład do pomyślnej realizacji przyszłych przedsięwzięć.

Kto powinien zwracać uwagę na szanse i zagrożenia [NCB]?

Obowiązkiem kierownika projektu jest dopilnowanie, by on sam oraz wszyscy członkowie zespołu projektu podejmowali aktywne i wyprzedzające działania w tym zakresie, zwracali uwagę na zagrożenia i szanse, zaangażowali się w proces zarządzania ryzykiem, włączali w ten proces interesariuszy oraz – w razie potrzeby – wykorzystywali odpowiednich specjalistów jako konsultantów wspierających zarządzanie ryzykiem w projekcie.

Na czym polega zasada sukcesywności (successive principle) w zarządzaniu ryzykiem [NCB]?

Na dekompozycji szacowanego elementu na elementy składowe. Suma wariancji oszacowań elementów składowych jest mniejsza aniżeli wariancja całego elementu.

Dla zmniejszenia błędów oszacowań w projekcie związanych z niepewnością i ryzykiem stosuje się zasadę sukcesywności (successive principle). W celu zmniejszenia wariancji oszacowań np. kosztów, pozycje kosztowe charakteryzujące się zbyt dużą wariancją dzieli się na części składowe. Proces podziału na części składowe powtarza się sukcesywnie do chwili, kiedy wariancje wszystkich komponentów kosztowych nie przekraczają akceptowanego poziomu. Te sama technikę stosuje się w odniesieniu do oszacowań czasów trwania działań, dzięki czemu zmniejsza się błędy oszacowania czasu trwania projektu. jakościowa ocena zagrożeń i szans pozwala uporządkować je według ich istotności (wartości), będącej funkcja skutków i prawdopodobieństw wystąpienia tych zagrożeń i szans. Na podstawie uzyskanego w ten sposób zestawienia podejmuje się decyzje dotyczące strategii radzenia sobie z każdym zagrożeniem i wykorzystywania szans. Na przykład można dane zagrożenie wyeliminować, złagodzić, przenieść (na przykład ubezpieczając się przed nim) albo zaakceptować w sposób czynny (opracowując plan awaryjny) bądź bierny. Podobne strategie stosuje się w odniesieniu do szans. Zagrożenia, których nie można zaakceptować, oraz szanse, które mają być podjęte, wymagają odpowiedniego planu reakcji. Może on wpływać na wiele procesów w projekcie, wymagając zaangażowania kompetencji znajdujących się we wszystkich trzech obszarach kompetencji. Realizacja planu reakcji na zagrożenia i szanse wymaga kontroli oraz stałej aktualizacji tego planu w miarę pojawiania się nowych zagrożeń i szans lub w sytuacjach, w których dochodzi do zmiany istotności wcześniej rozpoznanych

zagrożeń i szans.

Ilościowa ocena zagrożeń i szans pozwala określić wyniki projektu z uwzględnieniem rozpoznanych zagrożeń i szans, na przykład prawdopodobieństwo zrealizowania projektu w określonym czasie i koszcie.

Jakie są techniki ilościowej oceny zagrożeń i szans [NCB]?

Symulacja (w tym analiza Monte Carlo), drzewa decyzyjne i planowanie scenariuszy.

Jaką rolę pełni zarządzanie ryzykiem projektu lub programu [NCB]?

Ma spełniać role systemu wczesnego ostrzegania organizacji, dostarczając jej aktualnych i dokładnych informacji pozwalających w razie potrzeby na przygotowanie reakcji przez kierownictwo. prócz rozpoznania zagrożeń i szans, zespół projektu powinien zawsze przedstawić proponowane możliwości zareagowania na poszczególne zagrożenia i szanse.

Kierownictwo projektu powinno przekazywać wczesne ostrzeżenia kierownictwu biznesowemu wyższego szczebla, jeśli w wyniku niepodjęcia działań może wystąpić odchylenie pomiędzy wykonaniem a planem bazowym przekraczające uzgodnione limity (tolerancje).

Kierownictwo projektu musi dostarczyć takie informacje możliwie wcześnie, dając kierownictwu wyższego szczebla jak najwięcej czasu na zebranie dodatkowych informacji i podjecie decyzji dotyczących dalszych działań. Dotyczy to w szczególności bieżących zmian w zakresie lub wymaganiach funkcjonalnych, do których dochodzi w czasie projektu, a które są dobrze znanymi przyczynami niepowodzeń przedsięwzięć.

Po co jest potrzebna komunikacja?

Komunikacja potrzebna jest, by wszyscy byli na bieżąco z tym, co dotyczy projektu. Interesariusz, który nie należy do struktury organizacyjnej projektu lub programu, może uzyskać informacje tylko w wyniku zaplanowanego procesu komunikacji. Kierownictwo projektu lub programu powinno zadbać o to, by dostosować komunikacje do określonej sytuacji oraz zamierzonych skutków. Codzienna komunikacja w przedsięwzięciu powinna stanowić odpowiednie połączenie komunikacji formalnej i nieformalnej, aktywnej i pasywnej, regularnej i nieregularnej. Kierownik projektu powinien mieć świadomość zmian w gronie kierownictwa wyższego szczebla lub innych interesariuszy, którzy mogą wpływać na projekt.

Jaki jest cel promocji (marketingu) projektu?

Promowanie (określane również jako marketing) projektu w poszczególnych obszarach prowadzonej działalności gospodarczej powinno budować tożsamość oraz podkreślać znaczenie projektów, programów i portfeli, kreować ducha zespołowego i zyskiwać dostrzegalność na szczeblu wyższego kierownictwa.

W przedsięwzięciach nieustannie podejmuje się decyzje, które niosą ze sobą implikacje prawne i które powinno się podejmować w zgodzie z obowiązującymi ramami prawnymi.

Kierownik projektu musi zadbać o to, by funkcjonować w ramach przepisów prawa. Powinien on być w stanie rozpoznać lub dowiedzieć się, z którymi działaniami wiążą się określone wymagania prawne oraz jakie zasady wynikające z przepisów prawa dotyczą danego przypadku.

Plan awaryjny i plan naprawczy. Po co są tworzone, kto i kiedy je tworzy, kto je zatwierdza?

Plan awaryjny - buduje siętylko dla zidentyfikowanych ryzyk, które mogąpojawićsięw trakcie realizacji projektu, wcześniejsze opracowanie planu awaryjnego może w sposób istotny obniżyć koszty działańpodejmowanych w reakcji na wystąpienie danego niekorzystnego zjawiska. Plan naprawczy (Exception plan), który zastępuje plan etapu w wypadku pojawienia się zagrożenia istotnymi odchyleniami przekraczającymi tolerancję.

Rola dokumentu „Plan zarządzania ryzykiem”. Kto i kiedy go tworzy. Podaj przykładowy spis treści, omów zawartość rozdziałów.

Rola dokumentu:

• zawiera plan reakcji w wyniku pojawienia się zidentyfikowanych ryzyk

• zwiększa poczucie bezpieczeństwa realizowanego projektu

• zmniejsza ryzyko niepowodzenia realizacji projektu

Kto tworzy:

Kierownik projektu odpowiada za stworzenie planu zarządzania ryzykiem. Tworzony jest na etapie planowania projektu.

Spis treści:

• Wprowadzenie – zawiera listę powodów stworzenia Planu Zarządzanie Ryzykiem (PZR). Zawiera też krótkie wprowadzenie do projektu. Zawiera też krótki opis sposobu zarządzania projektem w odniesieniu do strategii zarządzanie ryzykiem.
• Opis projektu – zawiera krótki opis projektu oraz sposób zarządzania projektem w odniesieniu do strategii zarządzania ryzykiem.
• Strategie i metody zarządzanie ryzykiem – Omówione są w tym rozdziale strategie i metody zarządzania ryzykiem w projekcie.
• Organizacja – zawiera zasady organizacji zarządzania ryzykiem w zespole projektowym wraz z zakresem obowiązków dla każdego z członów zespołu
• Procesy i procedury zarządzania ryzykiem – zawiera stosowane procesy . Określa informacje dotyczące każdego z elementów zarządzania ryzykiem wraz ze sposobem ich dokumentowania i udostępniania członkom zespołu projektowego.
• Planowanie zarządzania ryzykiem – zawiera opis procesu planowania zarządzania ryzykiem relacji pomiędzy ciągłym planowaniem a planem zarządzania ryzykiem.
• Analiza i ocena ryzyka – Zawiera opis procesu analizy i stosowanych procedur oceny obszarów krytycznych oraz procesów identyfikacji dokumentowania związanego z nimi ryzyka.
• Plan reakcji na ryzyko – zawiera opis procedur wykorzystywanych do określenia i oceny różnych wariantów reakcji na ryzyko ze wskazaniem narzędzi pomocnych we wdrożeniu procesu planowania reakcji na ryzyko.
• Monitorowanie ryzyka – Zawiera wykaz zidentyfikowanych ryzyk będących przedmiotem monitoringu oraz procedury i procesy służące do kontroli tych ryzyk.
• Dokumentowanie i raportowanie– Zawiera wymagane raporty, częstotliwośćich sporządzania oraz osoby za to odpowiedzialne. Procedury dokumentowania rezultatów procesu zarządzania ryzykiem.

Co to jest ryzyko, co to jest niepewność. Podaj różnicę między nimi?

Ryzyko - jest to zdarzenie zidentyfikowane, którego prawdopodobieństwo wystąpienia można dość dokładnie określić, a jego skutki mogą pozytywnie (szansa) lub negatywnie (zagrożenie) wpływać na projekt.

Wartość ryzyka = prawdopodobieństwo wystąpienia * wpływ na projekt

Niepewność – to stan rozważań o bliżej nieokreślonym wydarzeniu, obdarzonym bliżej nieokreślonym prawdopodobieństwem wystąpienia.

Różnice: w ryzyku możemy określić prawdopodobieństwo wystąpienia i jego skutki dla projektu w niepewności nie możemy tego zrobić.