ZARZĄDZANIE ZASOBAMI

Co obejmuje zarządzanie zasobami [NCB]?

Zarządzanie zasobami obejmuje planowanie zasobów wraz z określeniem i przydziałem zasobów o odpowiednim potencjale. Elementem zarządzania zasobami jest również optymalizacja sposobu wykorzystywania zasobów w ramach harmonogramu, a także ich stałe monitorowanie i kontrola.

Co to są zasoby [NCB]?

Pod pojęciem zasobów rozumie się ludzi, materiały oraz infrastrukturę (na przykład: sprzęt, zaplecze, technologie i systemy informatyczne) oraz wiedzę i zasoby finansowe potrzebne do realizacji działań w projekcie.

Kierownictwo projektu powinno upewnić się, ze poszczególne osoby posiadają odpowiednie kompetencje techniczne, behawioralne i kontekstowe oraz otrzymały właściwe informacje, narzędzia oraz wykształcenie i szkolenia, by skutecznie wykonać zadania, których się od nich wymaga.

Co to jest zarządzanie kosztami i zasobami finansowymi w projekcie [NCB]?

Zarządzanie kosztami i zasobami finansowymi w projekcie to suma wszystkich działań potrzebnych do zaplanowania, monitorowania i kontroli kosztów w czasie trwania projektu, w tym również ocena projektu i szacowanie kosztów w początkowych etapach (fazach) przedsięwzięcia.

W ramach zarządzania kosztami projektu szacuje się koszty każdego pakietu prac, wybranych modułów oraz całego przedsięwzięcia i ustala budżet projektu. Porównuje się również koszty planowane z rzeczywistymi kosztami ponoszonymi w różnych punktach kontrolnych, a także szacuje się pozostające do poniesienia koszty i aktualizuje końcowe oszacowanie kosztów. Koszt produktów cząstkowych powinien być mierzalny i policzalny. Powinno się również wyliczać, uzgadniać i dokumentować koszty wszelkich zmian. Koszty projektu powinny uwzględniać właściwy rozdział kosztów pośrednich, takich jak koszty infrastruktury majątkowej organizacji wykorzystywanej częściowo na potrzeby projektu (pomieszczenia biurowe, maszyny i urządzenia) czy koszty finansowania działalności organizacji. Budżet projektu powinien także obejmować kwotę stanowiąca rezerwę przeznaczona na rozmaite aspekty niepewności, takie jak nieprzewidziane zdarzenia, roszczenia czy przekroczenia kosztów. Zasoby finansowe można również przeznaczać na pokrycie działań przynoszących korzystne rezultaty, takich jak skuteczne zarządzanie zagrożeniami lub podejmowanie szans.

Kierownictwo projektu, programu i portfela może przyczyniać się do analizy nowych sytuacji związanych z kosztami użytkowania i utrzymania ponoszonymi po zakończeniu projektów i programów. W trakcie trwania przedsięwzięć przypisywanie pozycji kosztowych do kont projektu lub kont związanych z działalnością operacyjna może stanowić źródło problemów. Kwota kosztów poniesionych z tytułu wynagrodzeń za wykonana prace musi być zgodna z tym, co faktycznie uzyskano w ramach projektu, oraz z ustalonymi w kontrakcie warunkami płatności. Kierownictwo projektu stosuje metody monitorowania, sprawdzania i wyjaśniania faktycznego stanu realizacji prac, które powinno się uwzględnić w fakturach, oraz faktycznego wykorzystania zasobów (do przykładów należą fakturowanie podwykonawców i ustalanie godzin pracy na podstawie kart kontrolnych). Jest to podstawa sprawozdawczości i kontroli kosztów projektu.

Zarządzanie zasobami finansowymi w projekcie polega na upewnianiu się, ze na wszystkich etapach (we wszystkich fazach) przedsięwzięcia jego kierownictwo posiada wiedzę na temat ilości zasobów finansowych potrzebnych w poszczególnych okresach. Poziom tych zasobów zależy od kosztów projektu, harmonogramu prac oraz warunków płatności. Kierownictwo projektu analizuje także dostępne zasoby finansowe i rozwiązuje problemy związane z niewystarczającym lub nadmiernym poziomem wydatkowania tych zasobów.