Wprowadzenie do zarządzania projektami
Definicja zarządzania projektami
Według Projekt Management Institute (PMI): zarządzanie projektem to zastosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i techniki projektowania działań w celu spełnienia wymagań projektu.
Ta definicja powstała w wyniku dyskusji nad tym, czy głównym celem projektu jest spełnić oczekiwania klienta czy też wypełnienie spisanych wymagań i warunków kontraktu.
Okazuje się bowiem, że realizacja zgodnie z postawionymi wymaganiami nie gwarantuje satysfakcji klienta i odwrotnie (!) - nie zawsze przekroczenie budżetu i/lub terminów jest negatywnie odbierane.
Formalne wymagania dotyczą harmonogramu, kosztów i parametrów specyfikacji (funkcjonalności).
Dodanie do tego "oczekiwania klienta" jest trudne, gdyż często opiera się na odczuciach i emocjach, trudnych do uchwycenia w formalnym dokumencie.
Definicja projektu
Według Project Management Institute (PMI) projekt to działanie jednorazowe (o określonym czasie trwania) podejmowane w celu stworzenia unikalnego produktu, usługi lub rezultatu. Te dwie cechy mają wpływ na zarządzanie.
Projekty są działaniem jednorazowym - muszą więc mieć zdefiniowany początek i koniec. Zarządzanie projektem musi więc obejmowaćć uruchomienie, rozwój i zamknięcie projektu.
Druga cecha projektu - dostarczanie unikalnego produktu, usługi lub rezultatu zmienia również podejście do zarządzania. Kierownik projektu musi poświęcić czas na zrozumienie rezultatów projektu, opracować plan dostarczania rezultatów w wymaganym czasie, a następnie wykonać ten plan.
Kontekst projektu
Na projekt ma wpływ rodzaj organizacji, w której projekt jest realizowany oraz sposób organizacji zarządzania projektem.
Zarządzanie operacyjne a zarządzanie projektami
Zazwyczaj menedżer organizacji koncentruje się na maksymalizacji zysków i wartości dla akcjonariuszy. Zarządzający organizacjami non profit (społecznymi, religijnymi) koncentrują się na dostarczaniu najyższej jakości usług społeczności w której działają.
Zarządzanie operacyjne koncentruje się na procesach i operacjach ( ramach tych procesów) - prowadzących do powyższych celów. Efektywne procesy pozwalają uzyskać lepszy produkt lub usługę, a bardziej efektywne procesy prowadzą do optymalizachu kosztów.
Zarządzanie operacyjne polega na analizie działań oraz możliwości wprowadzenia ulepszeń. Obejmuje ciągłe doskonalenie procesów, lean manufacturing i inne aspekty związane z jakością i sprawnością działania.
Menedżerowie operacyjni koncentrują się na procesach, są zorientowani na ich standardyzacji i ulepszaniu - w zgodzie z długofalowymi celami organizacji.
Kierownicy (menedżerowie) projektów koncentrują się na celach projektu. Sukces projektu jest związany z osiągnięciem celów projektu w ramach harmonogramu projektu.
Kierownicy projektów stosują różne narzędzia projektowania i techniki zarządzania, aby jasno określić cele projektu, rozwijać plan osiągania tych celów, przy uwzględnieniu "kamieni milowych" i daty końcowej projekt.