Orientacja na programy
Co to jest program?
Program to zbiór powiązanych ze sobą przedsięwzięć oraz zmian w organizacji, wprowadzanych, by osiągnąć cel strategiczny oraz uzyskać oczekiwane przez organizacje korzyści.
Program to zbiór konkretnych, wzajemnie powiązanych form działalności (przedsięwzięć oraz dodatkowych zadań), które łącznie pozwalają osiągnąć cele składające się na całościową strategię lub ogólny cel strategiczny.
Program polega na określeniu i pokierowaniu uzyskaniem korzyści oczekiwanych przez organizację.
Ten element kompetencji obejmuje definicje oraz właściwości programów oraz ich kierownictwa.
Na czym polega orientacja na programy?
To decyzja o zastosowaniu i realizacji koncepcji zarządzania przez programy oraz rozwoju kompetencji związanych z zarządzaniem programami. Ogólne cele strategiczne organizacji realizuje się za pomocą programów i projektów. Zarządzanie programami jest zatem narzędziem stosowanym przez organizacje do realizacji jej planu strategicznego. Zarządzanie programami zapewnia ramy dla realizacji strategii oraz rozmaitych inicjatyw.
Jakie cechy posiada program?
Na ogół program posiada następujące cechy:
Niektóre z projektów stanowiących część programu nie są określone lub zaplanowane
na początku całego programu.
Późniejsze projekty w programie mogą zależeć od rezultatów wcześniejszych projektów.
Daty zakończenia określa się jako punkty w czasie, w których uzyskuje się korzyści lub kiedy zobowiązania do osiągnięcia celu ogólnego i uzyskania korzyści przekazane zostają do organizacji liniowej.
Zakres będzie podlegać znacznym zmianom.
Potrzeba ciągłego monitorowania zgodności projektów w ramach programu z celami
strategicznymi programu.
Porównaj programy i portfele.
Zarządzanie programami to instrument realizacji zmian strategicznych. Zarządzanie portfelami to instrument pozwalający utrzymać ciągłość przedsięwzięć i programów w organizacji. Funkcja zarządzania portfelami dopasowuje portfel do ogólnych celów organizacji i odpowiada za hierarchizacje wszystkich projektów i programów.
Zarządzanie i kontrola programów wymaga dodatkowych środków i zasobów takich jak:
kierownik zmian w organizacji i zmian biznesowych;
dyrektor, właściciel, sponsor programu;
kierownik programu;
biuro programu;
komitet sterujący programu;
metodyka, techniki, narzędzia i procedury zarządzania programami.
Orientacja na portfele
Co to jest portfel?
Portfel to zbiór przedsięwzięć lub programów, które nie muszą być ze sobą powiązane, ale
które łączy się ze sobą w trosce o kontrole, koordynacje i optymalizacje.
Istotne kwestie pojawiające się na poziomie portfela powinno się przekazywać kierownictwu całej organizacji, które podejmuje decyzje dotyczące tych kwestii.
Zarządzanie portfelem projektów lub programów obejmuje hierarchizacje projektów lub programów w organizacji oraz optymalizacje ogólnego wkładu projektów w strategie organizacji.
Zarządzanie portfelem to ciągła funkcja przypominająca zarządzanie liniowe. Jego celem
jest koordynacja wszystkich przedsięwzięć i programów prowadzonych w organizacji lub
w jej części.
Na czym polega rola kierownika portfela?
określanie priorytetów poszczególnych projektów;
przydzielanie potrzebnych, w tym szczególnie deficytowych zasobów;
skonsolidowana sprawozdawczość dla kierownictwa najwyższego szczebla;
zarządzanie procesem przekształcania strategii w powierzonym mu obszarze biznesowym w programy lub projekty.
Zasady zarządzania portfelami stosuje się przede wszystkim w odniesieniu do grup projektów
i programów, które mogą nie być wzajemnie ze sobą powiązane w sensie biznesowym, jednak
korzystają ze wspólnej puli zasobów. Kierownik portfela koordynuje wszystkie przedsięwzięcia
oraz prawdopodobne programy w organizacji, stosując procesy oceny, wyboru, monitorowania
i kontroli, zmian w priorytetyzacji oraz zamykania. Podział złożonego przedsięwzięcia na podprojekty stanowi część normalnego zarządzania projektami.
Zarządzanie portfelem owocuje zrównoważonym zbiorem projektów i programów w organizacji.
można je zrealizować w ramach ograniczeń budżetu i zasobów, stosując dopasowany
do danych okoliczności model uzależniający wybór projektów od celów strategicznych. Organizacja powinna dokonać uszczegółowienia swojej strategii, określając i aktualizując kluczowe wskaźniki wydajności oraz przypisane do nich wagi odzwierciedlające dana strategie.
Na bazie tych wskaźników ocenia się uzasadnienia biznesowe poszczególnych projektów lub
programów, sprawdzając w ten sposób ich stała istotność. W razie zmiany okoliczności dokonuje
się odpowiednich zmian w projektach i programach.
Kontrola portfela wymaga dodatkowych narzędzi, takich jak kluczowe wskaźniki wydajności,
oraz ich zastosowania jako dodatkowych wskaźników wagowych w uzasadnieniu biznesowym
projektu, dzięki czemu można upewnić się, ze dane przedsięwzięcie ma kluczowe
znaczenie w realizacji strategii biznesowej.
Inne często stosowane narzędzia lub mechanizmy to:
zrównoważona karta wyników,
wspólna forma prezentacji raportów,
Wdrażanie systemu zarządzania projektami, programami i portfelami
Ten element kompetencji obejmuje proces wprowadzenia i ciągłego doskonalenia metod zarządzania projektami, programami i portfelami w organizacjach. W każdej organizacji istnieje
proces ciągłego doskonalenia obejmujący zarządzanie zmiana. Takie zarządzanie zmiana
może mieć charakter ewolucyjny i następować w powolnym tempie, bądź bardziej rewolucyjny
i tym samym zachodzić w krótszym czasie. Wprowadzenie systemu zarządzania projektami,
programami i portfelami to strategia organizacyjna wymagająca określenia programu wdrożeniowego (nazywanego programem PPP). Zwiększenie potencjału stosowanych metod zarządzania projektami, programami i portfelami oraz skuteczności organizacji w realizowaniu
jej planu strategicznego wymaga stosowania ciągłego doskonalenia.
Pomocne w doskonaleniu metod zarządzania projektami, programami i portfelami w ramach
organizacji może być przeprowadzanie oceny porównawczej (benchmarking) pozwalającej na ustalanie najlepszych praktyk oraz stwierdzanie, jaka jest pozycja organizacji względem innych organizacji.
Wdrożenie metod zarządzania projektami, programami i portfelami w organizacji obejmuje
określenie najlepszych możliwych procesów, metod, technik i narzędzi, zmianę nastawienia
i przeprowadzanie zmian w organizacji w formie ciągłego doskonalenia. W ramach takich
zmian, metody zarządzania projektami, programami i portfelami powinno się wdrażać w sposób
odpowiedni dla danej organizacji. W związku z tym powinno się to odbywać poprzez planowanie
oraz optymalizacje konkretnych zadań i upewnianie się, ze są one powiązane z ogólnymi celami projektu lub programu. Częścią tego procesu jest również planowanie kosztów i harmonogramowanie, a także poszukiwanie odpowiednich zasobów ludzkich zarządzających
projektami, programami i portfelami.
Pomocnym narzędziem radzenia sobie z często występującymi lub unikatowymi zdarzeniami
w codziennej pracy w projektach, programach i portfelach są normy i przepisy. Standaryzacja
pojęć prowadzi do powszechnego zrozumienia i wspólnych podstaw ustaleń umownych
w dziedzinie zarządzania projektami. Zapewnianie jakości obejmuje audyty zgodności z obowiązującymi normami i przepisami.
W trakcie trwania programu PPP sprawdza się, kontroluje i ulepsza powstające w nim produkty
oraz procesy zarządzania projektami. Kierownik programu PPP stosuje w pracy z zespołem
projektu zasady, procesy i narzędzia zarządzania projektami, w tym zarządzanie
jakością. Organizacja dostosowuje swoja działalność operacyjna w taki sposób, by przyczyniała
się do sukcesu strategii wdrożeniowej programu PPP. Wdrażanie metod zarządzania
projektami, programami i portfelami może odbywać się równolegle, jednak na ogół tempo
realizacji poszczególnych ścieżek jest różne.
Stałe struktury organizacji
Ten element kompetencji dotyczy związku pomiędzy organizacjami projektu lub programu,
które mają charakter tymczasowy, a stałymi strukturami organizacji liniowej przyczyniającej
się do prac w projekcie bądź kontaktującej się z projektem. W sytuacji, gdy produkt czy rezultat
przedsięwzięcia będzie wykorzystywany i utrzymywany przez stałe struktury organizacji,
nie sposób prawidłowo realizować projektów, nie angażując zasobów dostarczanych przez stałe
jednostki organizacji.
Co można powiedzieć o celach stałych struktur organizacyjnych. Co je odróżnia od projektów, programów i portfeli”
Stałe struktury organizacji mają postawione długofalowe cele.
Do czego stałe struktury organizacyjne mogą wykorzystywać projekty, programy i portfele?
Do osiągania i zarządzania zmianami bądź – w wypadku organizacji zorientowanych na projekty – do realizowania podstawowej działalności gospodarczej.
Projekty przeprowadza się w ramach stałych struktur organizacji lub wykorzystuje się w nich zasoby, zaplecze i produkty udostępniane przez te struktury. Procedury robocze przyjęte przez stałe
struktury organizacji (zadania liniowe i operacyjne oraz struktury organizacyjne z określona
hierarchia, poziomami uprawnień i odpowiedzialnościami) wpływają na wykonywanie prac
w projekcie i vice versa.
Ważne znaczenie ma przekonanie do projektu kluczowych osób zatrudnionych w stałych
strukturach organizacji i przezwyciężenie wszelkich oporów, które mogą się wśród nich pojawiać.
Produkty i rezultaty projektu mają wpływ na działalność operacyjna wykonywana
w ramach stałych struktur organizacji. Z punktu widzenia przedsięwzięcia trzeba mieć świadomość, jakie są zasady oraz rezultaty działalności operacyjnej stałych struktur organizacji,
jak się je kontroluje i jakie się z tym wiążą zagrożenia i szanse. Wobec tego, jeśli chce się
stworzyć dobry punkt wyjścia do osiągnięcia udanych wyników, powinno się zrozumieć zasady
planowania i zarządzania działalnością operacyjna stałych struktur organizacji oraz wkład, jaki
wnosi w nie projekt. Jest to bardzo istotny element wewnętrznego środowiska projektu.
Jeśli kierownik projektu ma doświadczenie w danym sektorze i branży, jest mu łatwiej zrozumieć
te czynniki.
Co to jest biuro zarządzania projektami?
Elementem stałych struktur organizacji jest często biuro zarządzania projektami. Zapewnia
ono ciągłość informacji związanych z zarządzaniem projektem oraz metodyki, które można
z powodzeniem wykorzystywać w projektach.
Jakie są możliwe relacje pomiędzy stałą strukturą organizacyjną (liniową) i tymczasową strukturą organizacyjną (projektu)?
Modelowe przypadki relacji pomiędzy stałą strukturą organizacyjną (liniową) i tymczasową strukturą organizacyjną (projektu) to: organizacja funkcyjna (z pośrednikiem lub bez), organizacja macierzowa (słaba, zrównoważona, mocna) i organizacja projektowa (czysta lub ze wsparciem).
Co to jest zarządzanie przez projekty?
Zarządzanie przez projekty to sposób zarządzania stałymi strukturami organizacji, zwłaszcza
w organizacji nastawionej na realizowanie przedsięwzięć. Takie podejście zwiększa elastyczność
i dynamikę organizacyjna, decentralizuje obowiązki związane z zarządzaniem działalnością
operacyjna, ułatwia proces uczenia się organizacji oraz pomaga w zmianach w organizacji.
W takie struktury organizacyjne można włączyć i wykorzystywać inne instrumenty zarządzania,
takie jak zarządzanie przez cele.