KONTROLA I SPRAWOZDAWCZOŚĆ

Na czym opiera się kontrola [NCB]?

Kontrola opiera się na celach, planach i kontraktach dotyczących przedsięwzięcia. Jej sednem jest pomiar rzeczywistego wykonania i wydajności w projekcie, porównanie ich z planem bazowym i podjecie wszelkich potrzebnych działań korygujących.

Co daje sprawozdawczość [NCB]?

Sprawozdawczość zapewnia informacje i umożliwia komunikacje dotycząca stanu prac w projekcie oraz opracowywanych prognoz sięgających końca projektu lub programu.

Sprawozdawczość obejmuje także audyty finansowe i przeglądy projektu. Jeśli mamy do czynienia z bardzo doświadczonym kierownikiem projektu lub zespołem, interesariusze mogą uznać za wystarczająca i akceptowalna sprawozdawczość oparta na wyjątkach.

Oznacza to, ze zamiast monitorować projekt poprzez regularne raporty o stanie wykonania, raport przygotowuje się tylko wtedy, gdy odchylenie w projekcie przekracza tolerancje określone przez właściciela projektu.

Kontrole i sprawozdawczość stanu portfeli przeprowadza się dla bieżącego okresu, poszerzając raporty o prognozy na ustalona liczbę przyszłych okresów.

Zintegrowany system kontroli i sprawozdawczości projektu obejmuje wszystkie cele projektu oraz odpowiadające im kryteria sukcesu dla poszczególnych etapów (faz) przedsięwzięcia i wymagań interesariuszy.

Co obejmuje zarządzanie informacjami [NCB]?

modelowanie, gromadzenie, wybieranie, przechowywanie i wyszukiwanie danych dotyczących projektu (sformatowanych, niesformatowanych, graficznych, drukowanych, elektronicznych).

Trzeba również zachować ostrożność przy podejmowaniu decyzji o tym, kto ma otrzymywać jakie informacje. Może się pojawić skłonność do przeciążania ludzi zbyt dużą ilością informacji. Interesariusze powinni otrzymywać tylko te informacje, których potrzebują, w odpowiedniej formie, pozwalającej im na podejmowanie działań, których się od nich oczekuje.

System dokumentacji powinien określać rodzaje dokumentów potrzebnych w projekcie, programie lub portfelu w taki sposób, by każdy dokument w pełni służył celowi, dla którego się go opracowuje. Dla każdego rodzaju dokumentu system powinien również precyzować:

• informacje zawarte w dokumencie; formę tych informacji (na przykład: forma
• opisowa, wykresy, kod źródłowy itp.) oraz postać samego dokumentu (na przykład: wydruk, film lub forma elektroniczna).

Dokumentacja obejmuje wszystkie dane, informacje, wiedzę oraz doświadczenie zebrane w trakcie trwania projektu, w szczególności te, które dotyczą konfiguracji i zmian w projekcie, oraz wszystkie dokumenty zarządcze.

Zespół zajmujący się informacjami i dokumentacja stanowi na ogół stały element organizacji.

Kierownik projektu, programu lub portfela powinien wyznaczyć osobę kontaktująca się z tym zespołem lub określić procesy zapewniające zgodność z zasadami organizacji i wszelkimi wymaganiami dotyczącymi informacji i dokumentacji określonymi w przepisach lub regulaminach.

Jaki dokument musi przedstawić Project Manager na koniec projektu i co w nim jest najważniejsze dla innych przyszłych projektów ?[BMM]

Raport końcowy (Dobre Praktyki). Najważniejsze w tym dokumencie są informacje o tym co było w projekcie wykonywane dobrze, co było źle, co należy poprawić w przyszłości, jakie nowe ryzyka się pojawiły, a jakie przestały być aktualne. Informacje związane z lekcjami na przyszłość.