DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZA
Co to jest działalność gospodarcza [NCB]?
Działalność gospodarcza to aktywność przemysłowa, handlowa lub fachowa związana z dostarczaniem wyrobów lub usług.
Dotyczy ona zarówno organizacji komercyjnych, jak i niekomercyjnych. Ten element kompetencji obejmuje wpływ kwestii biznesowych na zarządzanie projektami, programami i portfelami i vice versa. Mowa tu również o informacjach potrzebnych obu stronom do upewnienia się, ze sprawy są we właściwy sposób prowadzone i rozwiązywane oraz ze wyniki projektów, programów i portfeli są zgodne z potrzebami biznesowymi.
Dążąc do pełnej skuteczności i sprawności, trzeba dostosować metody zarządzania projektami do otoczenia biznesowego. Zarządzanie projektami, programami i portfelami jest powiązane ze strategia organizacji. Mają one umożliwiać realizacje strategii organizacji. Metody zarządzania projektami, programami i portfelami muszą odpowiadać wewnętrznym regulacjom i zasadom przedsiębiorstwa. Dotyczy to takich aspektów jak, miedzy innymi: organizacja, prawo, finanse i ekonomia, zasoby ludzkie, sprzedaż i marketing oraz technologie teleinformatyczne. Jednocześnie w projekcie lub programie muszą powstać rezultaty spełniające oczekiwania, potrzebna jest sprawozdawczość umożliwiająca kontrole ze strony zarządu organizacji oraz wymagana jest komunikacja pozwalająca zachować zgodność działań w ramach organizacji.
Uważa się, ze odpowiedni sposób rozpoczynania projektu lub programu przyczynia się w około 30 procentach do końcowego sukcesu projektu. W chwili rozpoczęcia powinno się sprecyzować wymagania i oczekiwania organizacji względem projektu, określić potrzebne zasoby i sformułować postulaty dotyczące zaangażowania i wsparcia, jakiego projekt potrzebuje ze strony organizacji. Rozpoczęcie to także dobry moment na motywowanie i angażowanie wszystkich interesariuszy i uczestników, którym przydzielono rozmaite role w realizacji projektu bądź programu. Na tym etapie potrzebna jest otwartość pozwalająca uniknąć ukrywania zamiarów oraz zyskać jasny obraz wszystkich potrzeb i oczekiwań poszczególnych interesariuszy.
W ramach rozpoczynania projektu lub programu uczestnicy omawiają i akceptują uzasadnienie biznesowe, opracowuje się wstępny plan projektu i przeprowadza się pierwsza analizę zagrożeń, ustalając pierwsze środki ich łagodzenia. Zakres spraw objętych rozpoczynaniem powinien także uwzględniać aspekty prawne i nadzorcze. Wspólnie z innymi uczestnikami trzeba bowiem zbadać, które z tych aspektów mają wpływ na projekt lub program.
Większość procesów kierowniczych w projekcie jest silnie powiązana ze sposobem funkcjonowania organizacji, ponieważ źródłem zapotrzebowania na realizacje projektów lub programów jest prowadzona przez te organizacje działalność.
Powyżej wskazano, w jaki sposób stałe struktury organizacji wpływają na projekty i programy, natomiast dalsza część tego opisu przedstawia związki miedzy procesami, sprawozdawczością, komunikacja oraz przekazywaniem rezultatów projektu a działalnością gospodarcza odbywająca się w ramach stałych struktur organizacji.
Systemy, produkty i technologie
Ten element kompetencji obejmuje związek miedzy projektem lub programem a obszarami organizacji związanymi z systemami, produktami lub technologiami. można go podzielić na dostarczanie, wdrażanie i zastosowanie systemów, produktów lub technologii w organizacji.
Przedsięwzięcia można wykorzystywać do tworzenia lub zmieniania oferty wyrobów lub usług bądź systemów. Dobór oraz zmiana technologii to na ogół działania o charakterze strategicznym prowadzone w formie projektów. Rozwój nowych lub modyfikowanie istniejących systemów, produktów lub technologii, począwszy od etapu koncepcyjnego aż do produkcji i dystrybucji, powinno się przeprowadzać, stosując podejście projektowe. Zespół zaangażowany w projekcie tego typu powinien rozumieć proces rozwoju produktu, a także role kierownika produktu.
Systemy teleinformatyczne, infrastrukturalne, przemysłowe czy marketingowe dystrybucyjne składają się z rozmaitych elementów (wyrobów czy usług) oraz podsystemów.
Cyklem życia produktu (wyrób lub usługa) zarządza kierownictwo odpowiedzialne za dany wyrób bądź usługę. Cyklem życia podsystemu lub systemu zarządza kierownictwo odpowiedzialne za systemy lub infrastrukturę. Za zarządzanie wyrobami, usługami lub infrastruktura oraz utrzymanie systemów i podsystemów powstających w projektach odpowiadają określone jednostki w ramach stałych struktur organizacji.
Kontekst technologiczny zapewnia możliwości tworzenia sprawdzonych lub innowacyjnych rozwiązań dotyczących nowych oraz zmienianych wyrobów, usług, podsystemów i systemów.
Projekty, które tworzą systemy, produkty lub technologie stanowiące część korporacyjnego standardu organizacji, muszą być zgodne z określonymi przez organizacje normami i zasadami dotyczącymi prawidłowego użycia. Niekiedy wykorzystuje się projekty do sprawdzenia nowych systemów, produktów lub technologii. Jeśli ich użycie okaże się korzystne, organizacja może podjąć decyzje o ich wdrożeniu. Początkowy projekt służy wówczas jako wdrożenie pilotażowe.
Projekty dostarczające systemy, produkty lub technologie (bądź ich kolejne wersje), które maja być sprzedawane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, są istotna siła napędowa strategii biznesowej. Oczekiwane przychody oraz popyt rynkowy mogą przeważyć wszelkie czynniki ograniczające budżet.
Kierownicy i zespoły projektu powinny mieć świadomość występujących niekiedy przypadków wzajemnie sprzecznych wymagań dotyczących wydajności systemu, produktów cząstkowych, czasu, kosztów, przychodów i zagrożeń oraz szans. Trzeba w takich sytuacjach zrozumieć takie aspekty analizy wykonalności, które wiążą się z zastosowaniem, ekonomicznością, rentownością, efektywnością, kompatybilnością, przyszłymi zmianami, rozbudowa, odnawianiem i wymiana.
Kwestie te dokumentuje się i aktualizuje w uzasadnieniu biznesowym.
Zarządzanie zasobami ludzkimi
Ten element obejmuje aspekty zarządzania zasobami ludzkimi związane z projektami lub programami, w tym planowanie, rekrutacje, dobór, szkolenie, utrzymanie, ocenę wyników i motywacje.
Rozwój zasobów ludzkich to podstawowa kwestia w każdej organizacji. Z perspektywy organizacji oraz poszczególnych osób, projekty cechujące się unikatowymi zbiorami zadań stwarzają ludziom szanse zdobycia nowych umiejętności i doświadczeń. W związku z tym przyjmowanie ludzi do projektów to ważna szansa rozwoju zarówno dla organizacji, jak i tych ludzi. Jednocześnie jednak, patrząc z perspektywy konkretnego przedsięwzięcia, powinno się do nich przyjmować właściwe osoby. Ważne jest ustalenie kompetencji potrzebnych w danej roli w projekcie, nabór osób w największym stopniu wyposażonych w te kompetencje oraz zadbanie o ich dalszy rozwój pozwalający spełnić potrzeby konkretnego projektu. Jeśli członkowie zespołu nie okażą się skuteczni w swoich rolach, kierownik projektu musi zając się tym wspólnie z przełożonym liniowym danej osoby. W rezultacie osobie takiej zapewnia się dodatkowe szkolenie lub coaching bądź zastępuje ja kimś bardziej doświadczonym.
Ze względu na ograniczenia dostępnych zasobów oraz podział obowiązków pomiędzy organizacje liniowa a organizacje projektu, kierownik projektu musi godzić się na kompromisy, dobierając ludzi do przedsięwzięcia.
Rozwój zasobów ludzkich to wspólna odpowiedzialność kierownika liniowego jednostki rganizacyjnej, z której wywodzą się członkowie zespołu projektu, działu personalnego oraz w pewnym stopniu kierownik projektu.
Chcąc ocenić kompetencje i wyniki członków zespołu, zabiega się o informacje zwrotne od innych osób, pozwalające uzyskać kompleksowa ocenę. Na przykład można zastosować metodę 360-stopniowej oceny, w ramach której zadaje się pytania dotyczące kompetencji i wyników danej osoby w dziedzinie zarządzania projektami. Na pytania te muszą odpowiedzieć przynajmniej cztery różne osoby: sam zainteresowany, jego przełożony liniowy, członek zespołu projektu (na ogół kierownik projektu) oraz odbiorca (klient). Oceniana osoba sama wskazuje tych ludzi.
Systemy motywacyjne powiązane z wynikami dla osób zaangażowanych w projektach stosuje się zazwyczaj w ścisłej współpracy z działem personalnym oraz przełożonym liniowym danej osoby.
Zdrowie, ochrona, bezpieczeństwo i środowisko
Ten element obejmuje działania pomagające zadbać o właściwe postępowanie organizacji w kontekście zdrowia, ochrony, bezpieczeństwa i środowiska, zarówno na etapie planowania projektu i jego realizacji, jak i w trakcie użytkowania produktu projektu oraz jego wycofania z eksploatacji bądź użytkowania. Wzrost społecznej odpowiedzialności i świadomości firm oraz możliwe zagrożenie postępowaniami sadowymi spowodowały, ze konieczne staje się zapewnienie w organizacjach odpowiedniego poziomu wiedzy i doświadczenia w tych kwestiach. W przedsięwzięciach wszystkie istotniejsze kwestie dotyczące zdrowia, ochrony, bezpieczeństwa i środowiska objęte są przepisami prawa, sprecyzowanymi normami oraz procedurami operacyjnymi, które zmniejszają ryzyko do poziomu uznanego za akceptowalny przez organizacje, opinie publiczna, system prawny i innych. Zmniejsza to prawdopodobieństwo wystąpienia wypadku, w którym może dojść do uszczerbku na zdrowiu ludzi, uszkodzenia sprzętu lub zanieczyszczenia środowiska. Kierownik projektu musi zadbać, by w ramach podejmowanych działań przestrzegane były te normy, które często związane są z określonymi typami projektów. Zapewnienie stałej zgodności wymaga od kierownika projektu ich regularnego przeglądu. Kwestie zdrowotne dotyczą członków zespołu projektu, osób, które będą korzystać z produktu lub tych, na których produkt będzie wpływać. Kierownik projektu powinien zwracać szczególna uwagę na takie kwestie jak stres i przemęczenie wśród członków zespołu oraz dbać, by nie byli oni obciążani praca ponad swoje siły, nie pracowali przez zbyt wiele godzin oraz nie mieli zbyt wielu wyjazdów służbowych. Produkt w trakcie użytkowania nie może stwarzać zagrożenia dla zdrowia dla użytkownika lub osób, które się z nim stykają, niezależnie od tego, czy chodzi o urządzenie, system teleinformatyczny, towar konsumpcyjny, czy inny przedmiot. Na etapie wycofywania z użytkowania i likwidacji produktu, jego użytkownik potrzebuje wskazówek pozwalających upewnić się, ze nie tworzy się żadnych zagrożeń dla zdrowia.
Kierownik projektu może być również zobowiązany do pełnienia funkcji najważniejszej osoby odpowiedzialnej za ochronę projektu. W takim wypadku odpowiada on za przewidywanie i wykrywanie wszelkich zagrożeń dla bezpieczeństwa projektu. Narzędzia, jakimi dysponuje, obejmują analizę ryzyka, planowanie reakcji i kontrole sytuacji szczególnie w odniesieniu do zarządzeń dotyczących ograniczenia dostępu do terytorium i obiektów oraz wypracowanie środków zapobiegawczych przeciwdziałających wszelkim czynom dokonywanym w złym zamiarze (takim jak kradzieże, nadużycia czy akty sabotażu). Może on również zdecydować się na ubezpieczenie projektu na wypadek straty w wyniku: wandalizmu, czynów dokonywanych w złym zamiarze lub zdarzeń przypadkowych. W zależności od struktury organizacji, kierownik projektu może współdziałać w tym względzie z dyrektorem lub pełnomocnikiem ds. bezpieczeństwa, któremu podlega i którego w razie potrzeby może prosić o pomoc.
Kwestie bezpieczeństwa dotyczą ochrony osób przed wypadkami śmiertelnymi lub poważnymi uszczerbkami na zdrowiu na różnych etapach (w różnych fazach) projektu, w trakcie
Finanse
Ten element obejmuje kontekst finansowy, w którym funkcjonuje organizacja.
Kierownictwo finansowe odpowiada za odpowiedzialne i terminowe udostępnianie potrzebnych
zasobów finansowych do projektu. Kierownik projektu musi dostarczać kierownictwu
finansowemu organizacji informacji na temat wymagań finansowych projektu oraz
współpracować w zakresie uzyskiwania dostępu do zasobów finansowych, sprawdzania płatności
i kontroli użycia tych zasobów. W niektórych projektach ich kierownik musi organizować
zasoby finansowe oraz inwestorów i musi rozumieć oraz oceniać korzyści związane
z pozyskiwaniem zasobów finansowych do projektu ze źródeł wewnętrznych w kraju, w którym
projekt jest realizowany lub ze źródeł znajdujących się poza tym krajem. W większych organizacjach
we wszystkie aspekty finansowania takich przedsięwzięć zaangażowany jest dział
finansowy dysponujący specjalistami, którzy mogą zając się takimi kwestiami jak finansowanie
w wymiarze międzynarodowym oraz zabezpieczanie się przed zmianami kursów walutowych.
Każdy projekt charakteryzuje się własna metoda finansowania. Wiele dużych przedsięwzięć
infrastrukturalnych takich jak projekty z dziedziny inżynierii widno-ladowej czy
projekty budowlane – zwłaszcza w słabiej rozwiniętych krajach – realizuje się obecnie na
zasadzie „zbuduj – posiadaj – eksploatuj – przekaz” (build-own-operate-transfer – B T)
lub „zbuduj – eksploatuj – przekaz” (build-operate-transfer – B T).
ba te modele finansowania angażują jedna organizacje lub konsorcjum, stworzona do realizacji
projektu i użytkowania powstających w nim produktów cząstkowych. Organizacja ta
projektuje, buduje, finansuje, a następnie staje się właścicielem produktów cząstkowych
projektu i użytkuje je przez ustalony wcześniej okres, po czym przekazuje tytuł własności
określonej zawczasu stronie.
Odbiorcy wiążą się długoterminowa umowa z operatorem B T/B T i są obciążani opłatami
za świadczone usługi. Na opłatę te składają się części pozwalające: odzyskać zainwestowany
kapitał, pokryć koszty operacyjne oraz zapewnić uzgodniony zysk.
Wiele projektów publicznych (na przykład infrastrukturalnych, takich jak szpitale i szkoły)
można finansować w ramach spółek PPP (partnerstwa publiczno-prywatnego), zakładających
wspólne ponoszenie kosztów i ryzyka oraz podział ewentualnych korzyści. Jest to metoda realizacji
projektów związanych z usługami i infrastruktura publiczna poprzez wspólne zaangażowanie
sektorów publicznego i prywatnego. W projektach takich kładzie się nacisk zarówno
na jakość, jak i stosunek wartości do ceny.
Księgowość obejmuje planowanie kosztów i rachunkowość finansowa związane z działalnością
operacyjna organizacji.
Syntetycznym obrazem sytuacji finansowej przedsiębiorstwa są sprawozdania finansowe
sporządzane wg systemu rachunkowości: Bilans, Rachunek zysków i strat, Rachunek przepływów
pieniężnych.
Prawo
Ten element kompetencji opisuje wpływ prawa i innych przepisów na projekty i programy.
Z punktu widzenia otoczenia istotne jest ograniczanie zagrożeń prawnych (ze względu na
możliwe ryzyko wystąpienia przeciw nam na drogę sadowa) oraz potwierdzenie prowadzenia
działań w zgodzie z prawem i normami etycznymi. Ograniczanie zagrożeń prawnych
w poważnym stopniu zmniejsza możliwość wystąpienia pozwów sadowych. Nawet jeśli ma
się racje, obrona w sytuacji, gdy ktoś nas pozwie, może pochłaniać znaczna ilość środków
pieniężnych oraz czasu, a nawet jeśli wygramy sprawę, możemy nigdy nie odzyskać kwot
wydanych na obsługę prawna.
Metody zarządzania projektami, programami i portfelami powinny uwzględniać unikanie
czynów niedozwolonych (prawo o czynach niedozwolonych chroni interesy osób związane
z bezpieczeństwem osobistym, aktywami materialnymi, zasobami finansowymi lub reputacja)
oraz roszczeń wynikających z takich działań jak naruszenie kontraktu.
W przedsięwzięciach nieustannie podejmuje się decyzje, które niosą ze sobą implikacje
prawne lub które powinno się podejmować w zgodzie z określonymi ramami prawnymi. Kierownik
projektu musi zadbać o to, by funkcjonować w ramach przepisów prawa. Powinien
on być w stanie rozpoznać lub dowiedzieć się, z którymi działaniami wiążą się określone wymagania
prawne oraz jakie zasady wynikające z przepisów prawa dotyczą danego przypadku.
Wiedza i doświadczenie w dziedzinie prawa kontraktowego mają kluczowe znaczenie dla
kierownictwa niektórych rodzajów projektów. Projekty międzynarodowe mogą podlegać wymaganiom
więcej niż jednego systemu prawnego.
We wszystkich ważnych kwestiach prawnych powinno się zasięgać opinii doradców w tej
dziedzinie. Kierownik projektu, programu i portfela musi zdawać sobie sprawę, kiedy potrzebna
jest taka specjalistyczna porada, a także przekazać doradcom odpowiednie informacje
dotyczące projektu. Powinien także wspólnie z doradca prawnym określić procedury,
skoordynować wszelkie wymagane terminy oraz uwzględnić wpływ na produkty cząstkowe,
koszty, zagrożenia i szanse.
Polityka prawna organizacji może narzucać, by cała dokumentacja projektu podlegała ocenie
prawnej lub by wszelkie kontrakty zewnętrzne podlegały opinii prawnej przed podpisaniem.
W związku z tym trzeba wziąć pod uwagę następujące kwestie:
Uwzględnienie aspektów prawa mających zastosowanie do projektu lub programu,
w który jesteśmy zaangażowani, w tym miedzy innymi: prawa pracy, prawa kontraktowego,
prawa o zamówieniach publicznych, przepisów związanych z pozwoleniami dotyczącymi
infrastruktury i produktów, prawa licencyjnego, wywłaszczeniowego, przepisów
regulujących odpowiedzialność za skutki wad wyrobu, prawa licencyjnego i patentowego,
prawa ubezpieczeniowego, przepisów dotyczących poufności danych, prawa karnego,
przepisów dotyczących zdrowia, ochrony, bezpieczeństwa i środowiska oraz innych
wymagań prawnych.
Jak się w umowie określa strony, których jedna drugiej ma dostarczyć określony produkt?
Zleceniodawca i zleceniobiorca
Zamawiający i Wykonawca
Jakie skutki prawne może mieć wadliwe wykonanie umowy na wykonanie projektu?
Unieważnienie umowy – odstąpienie od realizacji zlecenia
konsekwencje finansowe
realizacja większego zakresu prac niżzałożone w specyfikacji
problemy z otrzymaniem zapłaty
Co należy rozumieć pod pojęciem: „zarządzanie roszczeniami” (Claim Management)?
Claim Management to monitorowanie i ocenianie niezgodności lub zmiany ich konsekwencji ekonomicznych. Obejmuje przygotowanie, zatwierdzenie własnych roszczeńi odrzucenie roszczeń przeciwnych. Zarządzanie roszczeniami jest procesem systematycznej identyfikacji kolekcjonowania, dokumentowania tych zdarzeńzachodzących w czasie realizacji projektu, które nie sąodpowiednio rozstrzygane przez strony umowy dla ich wysuwania i obrony w czasie realizacji projektu.