HARMONOGRAMY

Po co robimy harmonogramowanie [NCB]?

Harmonogramowanie ma na celu ustalenie, jakie działania trzeba przeprowadzić oraz kiedy

ma nastąpić ich realizacja, a także uporządkowanie tych działań w logicznej kolejności w czasie.

Harmonogramowanie uwzględnia powiązania pomiędzy podprojektami i pakietami prac, a także czasy trwania i terminy działań.

Od czego zależy układ harmonogramu [NCB]?

Układ harmonogramu zależy od względnej istotności poszczególnych prac, dostępności zasobów posiadających odpowiednie umiejętności, a niekiedy od czynników kulturowych lub pogodowych, które mogą ograniczać pory wykonywania prac.

Z uwagi na niepewność dotycząca czasu potrzebnego na realizacje określonego etapu (fazy) lub działania, w harmonogramie powinno się dodać bufor czasowy.

Na co należy zwrócić uwagę, rozpoczynając kolejny etap (fazę) projektu [NCB]?

W przypadku programu lub projektu, po podjęciu decyzji o jego kontynuacji dokonuje się

proces rozpoczęcia następnego etapu (fazy), mając na uwadze:

• konkretne cele dotyczące kolejnego etapu (fazy) programu/projektu,

• wszelkie konieczne zmiany w organizacji,

• konieczność potwierdzenia lub ewentualnej modyfikacji karty programu/projektu oraz

  planów zarządzania programem/projektem,

• aktualizacje szczegółowego harmonogramu oraz planu kosztów, a także dostępności zasobów.

Proces rozpoczynania stwarza podstawę dla udanego przeprowadzenia programu lub projektu. Często cechuje się on niepewnością oraz informacjami, które mają charakter wstępny lub całkowitym brakiem informacji. Wymagania interesariuszy mogą być określone w niedoskonały sposób, ich oczekiwania bywają nierealistyczne, a terminy okazują się nieosiągalne, kiedy początkowy optymizm i entuzjazm musi zderzyć się z rzeczywistością. Dobrze przygotowane i skutecznie poprowadzone warsztaty rozpoczynające (start-up workshop) oraz dobór właściwych zasobów ludzkich tworzących zespół programu/projektu mogą zwiększyć szanse na udana realizacje programu/projektu. Warsztaty powinny skupiać się na opracowaniu karty programu/projektu i przygotowaniu planu zarządzania programem/projektem, określeniu ról w zespole oraz wyznaczeniu ścieżki krytycznej programu/projektu.

W przypadku portfeli strukturę etapowa (fazowa) zastępują stałe okresy, najczęściej powiązane z cyklami planowania i realizacji organizacji liniowej. Norma jest roczny kalendarz planowania i realizacji wraz z wyznaczonymi ważnymi spotkaniami i punktami decyzyjnymi związanymi z planowaniem i kontrola strategii, zasobów i budżetu. Kluczowe znaczenie dla zapewnienia wsparcia kierownictwa wyższego szczebla dla projektów, programów i portfeli ma bliska współpraca pomiędzy kierownictwem projektów, programów i portfeli.

Na czym polega zamknięcie etapu (fazy) [NCB]?

Każdy etap (fazę) projektu powinno się formalnie zamknąć, dokonując przy tym oceny i udokumentowania przeprowadzonego etapu (fazy), a także sprawdzenia, czy osiągnięto jego cele oraz czy spełniono oczekiwania odbiorców. Trzeba również opracować i ocenić plan kolejnego etapu (fazy) oraz, w miarę potrzeby, zaktualizować istniejący plan projektu, a także przekazać kwestie wymagające podjęcia decyzji na właściwy poziom decyzyjny. Proces zamykania dotyczy zakończenia przedsięwzięcia lub programu, bądź etapu (fazy) projektu następującego po dostarczeniu rezultatów programu, projektu lub etapu (fazy).

W wypadku zamykania projektu lub programu, w których nastąpiło podpisanie formalnego kontraktu, powinno się wziąć pod uwagę miedzy innymi: przekazanie odpowiedzialności przez wykonawce na rzecz właściciela projektu, rozpoczęcie okresu gwarancyjnego oraz końcowe płatności wymagające wystawienia faktur. Działania te są niezbędne dla upewnienia się, ze osiągnie się korzyści z inwestycji dokonanych w projekt lub program.

Przeprowadza się ocenę rezultatów projektu oraz zebranego w nim doświadczenia, a wiedzę nabyta dokumentuje się tak, by można ja było wykorzystać w celu poprawienia przyszłych przedsięwzięć. Członkowie zespołu projektu są potrzebni w swych kolejnych zadaniach i powinni być formalnie zwolnieni ze swych ról i odpowiedzialności w projekcie.