ZARZĄDZANIE ZAMÓWIENIAMI

Co ma na celu zarządzanie zamówieniami [NCB]?

Zarządzanie zamówieniami ma na celu uzyskanie najlepszego stosunku wartości do ceny od dostawców wyrobów i usług wykorzystywanych w projekcie. Istnieje potrzeba sformalizowania prac wykonywanych przez dostawców i powiązane z nimi organizacje, jasnego określania, czego się od nich oczekuje, kontroli sprawowanej przez organizacje odbierająca te wyroby i usługi, a także zobowiązań każdej ze stron.

Kto zwykle zajmuje się zarządzaniem zamówieniami [NCB]?

Zarządzaniem zamówieniami zajmuje się zwykle zespół zakupów i dostaw, który może być częścią projektu lub programu i wchodzi w skład stałych struktur organizacji.

Zespół zakupów i dostaw posiada własna strategie oraz procesy biznesowe. Wspólnie z kierownikiem projektu lub programu ustala on potencjalnych dostawców, uzyskuje od nich oferty cenowe, przygotowuje przetargi, wybiera dostawce, negocjuje długoterminowe umowy z preferowanymi dostawcami oraz dąży do ograniczania stanu zapasów, stosując dostawy „dokładnie na czas”. Jeśli organizacja jest podmiotem publicznym, musi upewnić się, ze stosowane przez nią procedury spełniają wymagania określone w przepisach prawa dotyczących procesu przetargowego. W razie pojawienia się problemów, od zespołu oczekuje się negocjowania rozwiązań z poszczególnymi dostawcami.

ZARZĄDZANIE KONTRAKTAMI

Co to jest kontrakt [NCB]?

Kontrakt to wiążąca w świetle prawa umowa pomiędzy dwiema lub więcej stronami, przewidująca wykonanie pracy lub dostarczenie wyrobów bądź usług zgodnie z określonymi warunkami.

Kontrakt może mieć formę umowy ustnej lub dokumentu podpisanego przez zaangażowane strony. Na ogół dołącza się do niego postanowienia określające kary finansowe za nieprzestrzeganie warunków kontraktu. W dużych przedsięwzięciach może dochodzić do zawierania kontraktów z głównym wykonawca, który następnie podzleca części prac innym wykonawcom. Obowiązkiem głównego wykonawcy jest zadbanie, by każdy z podwykonawców przestrzegał warunków głównego kontraktu.

Jaki jest cel zarządzania kontaktami [NCB]?

Celem zarządzania kontraktami jest kontrola procesu formalizacji kontraktu oraz – po jego podpisaniu – zarządzanie kontraktem w czasie jego realizacji. W przygotowywaniu i formalizacji kontraktu wspólnie z różnymi zaangażowanymi stronami oraz w działaniach wynikających z niedotrzymania warunków kontraktu przez odbiorce lub dostawce uczestniczy na ogół dział prawny istniejący w ramach stałych struktur organizacji.

Ten element kompetencji obejmuje również umowy wewnętrzne (czyli umowy pomiędzy stronami należącymi do tego samego podmiotu prawnego) dotyczące pozyskania lub dostarczenia wyrobów i usług.

Kompetentny kierownik kontraktu powinien gruntownie poznać warunki kontraktu, ale według własnego uznania odwołuje się do kar umownych w sytuacjach, w których odbiorca lub dostawca w jakiś sposób nie dotrzymuje warunków kontraktu. Musi wziąć pod uwagę okoliczności, w jakich doszło do niedotrzymania warunków, oraz relacje z odbiorca lub dostawca (czy jest to długoterminowe strategiczne partnerstwo, czy tez jednorazowy kontrakt).